zobligowane do korzystania z KSeF
zobligowane do korzystania z KSeF
zobligowane do korzystania z KSeF
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy polscy przedsiębiorcy będą zobligowani do pobierania faktur ustrukturyzowanych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Wdrożenie obowiązkowego KSeF znacząco zmienia rozumienie pojęcia „wystawienie faktury”. Dotychczas faktura utożsamiana była zwykle z dokumentem fizycznym (papierowym) lub plikiem pdf wysyłanym kontrahentowi za pośrednictwem skrzynki elektronicznej. Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, fakturą będzie określony zestaw danych cyfrowych.
W KSeF stosowany jest jednolity, ustrukturyzowany wzór faktury. Każda pozycja faktury ma w nim swoje określone miejsce, dzięki czemu rozumienie jej zapisów po stronie sprzedawcy jak i nabywcy zawsze będzie spójne. Plik XML przesłany do KSeF przez sprzedawcę, po jego przetworzeniu w systemie i nadaniu numeru KSeF stanie się pełnoprawną fakturą, którą w systemie otrzyma nabywca. Dokumentów nie trzeba będzie drukować ani ręcznie wprowadzać do systemów.
Odpowiadając na potrzeby rynku wynikające z konieczności przygotowania się do obowiązkowego e-fakturowania, MF udostępnia Podręcznik KSeF 2.0 stanowiący kompendium wiedzy i zestaw praktycznych informacji na temat KSeF.
Podstawowe informacje na temat systemu, kluczowe daty związane z wdrożeniem KSeF, kroki jakie należy podjąć w celu skutecznego wdrożenia KSeF w firmie, metody uwierzytelnienia w systemie oraz szczegółowe wyjaśnienia dotyczące istniejącego w KSeF modelu uprawnień.
Kluczowe funkcjonalności KSeF dotyczące procesu wystawiania, otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich, kroki jakie należy podjąć, aby fakturze został nadany numer KSeF, zalecenia dotyczące prawidłowego wypełniania struktury FA(3) oraz aspekty techniczne związane z wysyłką faktur do KSeF 2.0
Dodatkowe funkcjonalności systemu tj. wystawianie i przesyłanie do KSeF faktur z załącznikiem, przesyłanie do KSeF faktur w trybie OFFLINE, zasady wystawiania faktur VAT RR w systemie, procedura samofakturowania, generowanie zbiorczego identyfikatora oraz zgłaszanie faktur scamowych.
Zagadnienia związane wystawianiem i otrzymywaniem faktur w JST i GV, wystawianiem faktur w ramach egzekucji oraz faktur w zamówieniach publicznych.
Od 1 stycznia 2025 r. funkcjonuje dedykowana infolinia KAS, w ramach której można uzyskać szybką pomoc w razie pojawienia się wątpliwości merytorycznych lub technicznych w zakresie KSeF. Konsultanci infolinii udzielają informacji telefonicznej oraz odpowiadają na pytania zadane poprzez formularz kontaktowy. Dostępna jest również opcja chat. Więcej informacji dostępnych jest na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/kontakt-zadzwon-lub-napisz
Skorzystaj z infolinii w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur
Otrzymasz odpowiedź na podany adres e-mail
Uzyskaj informacje podczas rozmowy na czacie
Podstawą funkcjonowania obowiązkowego KSeF są:
Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF (faktury sprzedaży)?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
Od kiedy trzeba odbierać faktury w KSeF (faktury zakupowe)?
Powyższe terminy dotyczą obowiązku wystawiania, a nie otrzymywania faktur w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. co do zasady wszyscy podatnicy będą odbierali faktury przy użyciu KSeF.
– data wystawienia faktury, data otrzymania faktury, sposoby wizualizowania faktur
Możesz korzystać z KSeF przy użyciu:
Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
JDG i MŚP (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza oraz Małe i Średnie Przedsiębiorstwa)
UWAGA: niezależnie od wysokości obrotów faktury wystawione przez Twoich dostawców w KSeF pobierasz z KSeF.
Darmowe narzędzia MF: Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma.
Komercyjne programy dostępne na rynku zintegrowane z KSeF 2.0.
Wybór zależy od skali działalności i liczby faktur.
JDG: dostęp możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Spółki: wymagane złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Można testować system w wersji demo.
Certyfikat to klucz dostępu do systemu – można go wygenerować w aplikacji MF.
Alternatywnie: użyj profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.
Możesz nadać dostęp do KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom.
Uprawnienia obejmują między innymi: wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.
Wystaw fakturę testową w wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo).
Sprawdź, czy dane są zgodne ze schemą KSeF (format XML).
Upewnij się, że faktura przechodzi walidację i otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
Przeszkol pracowników.
Zaktualizuj procedury sprzedaży, księgowości i obsługi klienta.
Zadbaj o integrację systemów IT (jeśli korzystasz z ERP).
Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów.
Korzystaj z webinarów, szkoleń i materiałów edukacyjnych.
Upewnij się, że Twój system księgowy jest zgodny z najnowszą wersją KSeF 2.0.
DATA WYSTAWIENIA FAKTURY – w każdym trybie fakturowania to ta sama data – data wskazana w polu P1
To rządowy system służący do wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych a także do nadawania, odbierania i zarządzania uprawnieniami.
Wszystkich polskich przedsiębiorców.
Od 1 lutego 2026 r. polscy przedsiębiorcy są zobligowani do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, nawet jeśli nie ciąży jeszcze na nich obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
Nie, w przypadku polskich przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. nie ma możliwości wyrażenia sprzeciwu wobec otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w formacie XML, zgodnym z tzw. strukturą FA(3), która została przesłana do KSeF i otrzymała KSeF ID.
KSeF ID to specjalny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje każdą fakturę ustrukturyzowaną w Polsce. Trudno go pomylić z czymkolwiek innym, gdyż jest to ciąg 35 znaków.
Numer KSeF ID nie jest częścią faktury ustrukturyzowanej, jest nadawany bezpośrednio przez KSeF.
Numer KSeF ID będzie raportowany w nowej wersji pliku JPK_V7M/ JPK_V7K (również po stronie podatku naliczonego). Od 1 stycznia 2027 r. będzie obowiązek jego podawania w tytule płatności pomiędzy czynnymi podatnikami VAT.
Jeśli nie masz programu księgowego zintegrowanego z KSeF, możesz skorzystać z darmowych rozwiązań oferowanych przez Ministerstwo Finansów, takich jak:
Aby zalogować się do tych narzędzi, musisz podać numer NIP firmy, do której chcesz się zalogować, a następnie uwierzytelnić się za pośrednictwem np. profilu zaufanego, podpisu elektronicznego bądź pieczęci elektronicznej.
Nie, jeśli masz firmę wystarczy że zalogujesz się na jej numer NIP. Wówczas zyskasz dostęp do faktur ustrukturyzowanych, które w KSeF zostały wystawione na Twoją firmę.
Tak, pomimo wprowadzenia KSeF, w dalszym ciągu będziemy utrzymywać również dotychczasowy sposób fakturowania. W tym przypadku faktury ustrukturyzowane po ich przesłaniu do KSeF będą wizualizowane, to jest opatrzone KSeF ID oraz specjalnym kodem QR i przekazywane nabywcy w dotychczasowej formie.
Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest data, kiedy został jej nadany numer KSeF ID. Zatem faktura ustrukturyzowana może zostać uznana za otrzymaną jeszcze zanim otrzymasz jej wizualizację.
Tak, ta data powinna być widoczna w programie, którego używasz do odbioru faktur ustrukturyzowanych.
KSeF nie wysyła powiadomień o wystawionej/ otrzymanej fakturze ustrukturyzowanej. Zatem to od Ciebie zależy monitorowanie przychodzących faktur ustrukturyzowanych. Takie funkcjonalności może natomiast posiadać narzędzie, które wdrożysz w swojej firmie do obsługi faktur ustrukturyzowanych.
W KSeF nie ma możliwości odrzucenia błędnej faktury przez nabywcę, ale można ją ukryć lub – w określonych przypadkach – zgłosić jako tzw. fakturę scamową. Jeśli na fakturze ustrukturyzowanej pojawią się inne błędy (np. w kwocie podatku czy podstawie opodatkowania), sprzedawca również musi wystawić fakturę korygującą.
Jeśli zauważyłeś błąd w naszej fakturze ustrukturyzowanej – powiadom nas o tym.
Poza stronami transakcji dostęp do faktur ustrukturyzowanych w KSeF mają m.in. organy administracji skarbowej.
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF sprawia, że zakres danych, które ujmujemy w treści faktur ustrukturyzowanych, ulega zwiększeniu. Celem ankiet jest dostosowanie baz danych Seris Konsalnet do wymogów KSeF.
