Ochrona biurowców po powrocie pracowników – jak przygotować budynek na większy ruch?

Po okresie wakacyjnym biurowce szybko wracają do intensywnego rytmu. Przy wejściach ponownie tworzą się poranne fale ruchu, sale konferencyjne wypełniają goście, częściej pojawiają się kurierzy, serwisanci i podwykonawcy, a parking oraz garaże podziemne pracują z większym obciążeniem. Dla zespołu odpowiedzialnego za bezpieczeństwo jest to moment, w którym warto zweryfikować, czy model ochrony nadal odpowiada rzeczywistemu sposobowi funkcjonowania budynku. Ochrona biurowców nie polega bowiem wyłącznie na pilnowaniu wejścia. To system, który powinien umożliwiać swobodną pracę tysięcy użytkowników, a jednocześnie wychwytywać sytuacje odbiegające od normy – zanim nieuprawniona osoba dotrze do chronionej strefy albo niewielki incydent przerodzi się w poważny problem.

Powrót pracowników zmienia profil ryzyka w biurowcu

Budynek wykorzystywany przez kilkadziesiąt procent swojej normalnej populacji funkcjonuje inaczej niż obiekt ponownie wypełniony pracownikami. Większy ruch nie musi automatycznie oznaczać większego zagrożenia, ale zdecydowanie zwiększa liczbę sytuacji wymagających właściwego zarządzania. Ochrona i recepcja obsługują więcej osób, rośnie liczba wizyt zewnętrznych, dostaw i wydarzeń organizowanych przez najemców. Częściej otwierane są również wejścia dodatkowe, strefy konferencyjne, parkingi rowerowe czy przestrzenie wspólne. W budynku wielonajemcowym dochodzi do tego konieczność rozróżnienia uprawnień użytkowników poszczególnych pięter i stref.

Właśnie w takich warunkach ujawniają się niedoskonałości procedur, które przy mniejszym ruchu pozostawały niewidoczne. Osoba wchodząca za pracownikiem przez kontrolowane drzwi, niezwrócona karta dostępowa byłego pracownika, gość poruszający się bez identyfikatora czy kurier pozostawiony bez nadzoru mogą wydawać się drobnymi odstępstwami. Każde z nich tworzy jednak lukę w systemie. Bezpieczeństwo biurowca zależy więc nie tylko od jakości urządzeń, lecz również od tego, czy zasady dostępu są konsekwentnie stosowane przy pełnym obciążeniu budynku.

Przeczytaj także: Audyt bezpieczeństwa po wakacjach – dlaczego warto sprawdzić firmę po sezonie urlopowym?

Ochrona biurowców zaczyna się od poznania sposobu, w jaki poruszają się ludzie

Jednym z najczęstszych błędów jest projektowanie ochrony przede wszystkim wokół samego budynku, a nie zachodzącego w nim ruchu. Tymczasem w biurowcu codziennie spotykają się pracownicy najemców, ich goście, administracja, ochrona, ekipy sprzątające, dostawcy, kurierzy, pracownicy techniczni i serwisanci. Każda z tych grup ma inne uprawnienia, korzysta z innych wejść i powinna mieć dostęp do określonych części obiektu.

Po sezonie urlopowym warto ponownie przeanalizować te ścieżki. Szczególnej uwagi wymagają główne wejścia, recepcja, windy i klatki schodowe, garaże podziemne, bramy wjazdowe, wejścia techniczne, strefy dostaw oraz przejścia pomiędzy przestrzeniami ogólnodostępnymi i przeznaczonymi wyłącznie dla uprawnionych użytkowników. Ważne jest także ustalenie, gdzie pracownik ochrony rzeczywiście może zapobiec naruszeniu, a gdzie jego zadania skuteczniej wesprze monitoring, kontrola dostępu albo automatyczna analiza zdarzeń. W Seris Konsalnet dla obiektów komercyjnych łączymy m.in. ochronę fizyczną, posterunki stałe i recepcje z systemami alarmowymi oraz CCTV.

Recepcja jest pierwszym filtrem bezpieczeństwa, ale również wizytówką budynku

W nowoczesnym biurowcu recepcja znajduje się dokładnie w miejscu, w którym spotykają się dwa pozornie sprzeczne oczekiwania: otwartość i kontrola. Gość powinien zostać sprawnie obsłużony, pracownik nie może każdego ranka czekać w kolejce do wejścia, a jednocześnie administrator budynku powinien wiedzieć, kto uzyskał dostęp do chronionych przestrzeni. Właśnie z tego powodu recepcji nie należy traktować wyłącznie jako stanowiska informacyjnego. Jest ona jednym z pierwszych elementów systemu bezpieczeństwa.

Pracownik obsługujący recepcję powinien potrafić rozpoznać sytuację odbiegającą od standardowego scenariusza: osobę próbującą ominąć rejestrację, gościa niepotrafiącego wskazać celu wizyty, pozostawiony przedmiot czy próbę wejścia razem z grupą pracowników. Jednocześnie sposób reagowania nie może tworzyć niepotrzebnego napięcia. W obiektach komercyjnych ogromne znaczenie ma kultura obsługi – bezpieczeństwo powinno być widoczne tam, gdzie jest potrzebne, ale nie może powodować wrażenia ciągłej kontroli. Na stronie poświęconej obsługiwanym branżom wskazujemy właśnie na połączenie ochrony fizycznej, profesjonalnej obsługi recepcji, monitoringu wizyjnego i kontroli dostępu jako model odpowiadający specyfice obiektów komercyjnych.

Kontrola dostępu – karta nie powinna otwierać wszystkich drzwi

Jednym z fundamentów ochrony obiektów biurowych jest strefowanie. Fakt, że dana osoba ma prawo wejść do budynku, nie oznacza automatycznie, że powinna mieć dostęp do każdego piętra, pomieszczenia technicznego, serwerowni czy zaplecza. System kontroli dostępu pozwala powiązać uprawnienia z rolą użytkownika i ograniczyć możliwość swobodnego przemieszczania się po obszarach wymagających dodatkowego zabezpieczenia.

W Seris Konsalnet oferujemy rozwiązania kontroli dostępu wykorzystujące m.in. czytniki kart zbliżeniowych, PIN oraz rozwiązania biometryczne, a także elektrozamki, samozamykacze i szlabany. System może być zintegrowany z CCTV i rozwiązaniami alarmowymi oraz umożliwiać rejestrowanie wejść i wyjść. Przy większej liczbie pracowników szczególnie ważny staje się jednak nie sam czytnik przy drzwiach, ale zarządzanie uprawnieniami. Karty osób, które zakończyły współpracę, powinny być szybko dezaktywowane, dostęp czasowy podwykonawcy ograniczony do okresu wykonywania prac, a uprawnienia zmieniane wraz ze zmianą stanowiska czy miejsca pracy. Technologia działa skutecznie tylko wtedy, gdy stojąca za nią baza uprawnień odpowiada rzeczywistości.

Tailgating – niepozorne wejście za pracownikiem może ominąć cały system

Duży ruch przy wejściu tworzy charakterystyczne zagrożenie: osoba nieuprawniona może próbować dostać się do strefy kontrolowanej bez użycia własnej karty, przechodząc bezpośrednio za pracownikiem. Mechanizm ten, określany jako tailgating, wykorzystuje przede wszystkim zachowania ludzi. Przytrzymanie drzwi osobie idącej kilka kroków dalej jest naturalnym gestem uprzejmości, ale w miejscu z kontrolowanym dostępem może oznaczać ominięcie zabezpieczenia.

Problem jest szczególnie istotny rano, w porze lunchu i pod koniec dnia, kiedy przez wejścia przechodzą duże grupy użytkowników. Ograniczenie ryzyka wymaga połączenia odpowiedniej organizacji wejść, technologii oraz świadomości pracowników. Jeżeli budynek wyposażono w system kontroli dostępu, jego zadaniem nie jest jedynie rejestrowanie użycia kart. Powinien być elementem całego modelu ochrony, w którym zdarzenia nietypowe można zweryfikować za pomocą obrazu z kamer, a pracownik ochrony wie, kiedy i w jaki sposób powinien zareagować.

Monitoring biurowca powinien pomagać wykrywać zdarzenia, a nie tylko je nagrywać

Kamera, która pozwala jedynie odtworzyć przebieg kradzieży następnego dnia, ma ograniczoną wartość prewencyjną. Nowoczesny monitoring biurowca powinien wspierać bieżącą ocenę sytuacji i obejmować przede wszystkim obszary wynikające z analizy ryzyka: wejścia, hole, ciągi komunikacyjne, strefy dostaw, parkingi, garaże, otoczenie budynku czy inne miejsca wymagające nadzoru. W Seris Konsalnet rozwiązania monitoringu dla obiektów komercyjnych łączymy z ochroną fizyczną, systemami alarmowymi i kontrolą dostępu.

Istotnym elementem może być również wideoweryfikacja. Otrzymanie sygnału alarmowego nie zawsze oznacza rzeczywiste zagrożenie. Powiązanie alarmu z obrazem pozwala ocenić sytuację i odpowiednio dobrać reakcję. Oferowane przez nas rozwiązania umożliwiają integrację sygnałów alarmowych z obrazem wideo, analizę i potwierdzanie zagrożeń przez Centrum Monitorowania oraz reakcję patroli interwencyjnych. Dzięki temu system bezpieczeństwa nie kończy się na komunikacie „alarm”, lecz prowadzi do kolejnego etapu – weryfikacji i działania.

Monitoring pracowników ma swoje prawne granice

Większa obecność pracowników w biurze sprawia, że szczególnego znaczenia nabierają przepisy dotyczące monitoringu w miejscu pracy. Art. 22 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy stosować monitoring wizyjny, jeżeli jest to niezbędne m.in. do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nie jest to jednak ogólna zgoda na obserwowanie pracowników w dowolnym miejscu i celu.

Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że pracodawca powinien określić konkretny cel stosowania kamer, ograniczyć zakres monitorowanego obszaru do tego, co rzeczywiście niezbędne, odpowiednio poinformować osoby objęte monitoringiem oraz uwzględnić wymagania RODO. Przepisy przewidują także ograniczenia dotyczące m.in. pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni. UODO podkreśla ponadto, że monitoring przewidziany w Kodeksie pracy nie może służyć po prostu do oceny jakości pracy zatrudnionych osób. Co istotne, monitoring wizyjny w miejscu pracy nie daje również podstawy do rejestrowania dźwięku. Ochrona i prywatność nie są więc wartościami przeciwstawnymi – dobrze zaprojektowany system powinien realizować cel bezpieczeństwa bez nieuzasadnionej ingerencji w prawa pracowników.

Ochrona fizyczna w biurowcu to znacznie więcej niż posterunek przy wejściu

W obiekcie komercyjnym pracownik ochrony znajduje się w środowisku, w którym zdecydowana większość codziennych zdarzeń nie jest sytuacją alarmową. Trzeba umieć odróżnić zwykłe odstępstwo organizacyjne od potencjalnego zagrożenia i zareagować w sposób adekwatny do sytuacji. Inaczej wygląda obsługa osoby, która pomyliła piętra, inaczej próby wejścia bez uprawnień, a jeszcze inaczej agresywnego zachowania czy znalezienia podejrzanego przedmiotu.

Ochrona fizyczna może odpowiadać m.in. za kontrolę ruchu osobowego, nadzór nad wejściami, patrolowanie obiektu, obsługę zdarzeń alarmowych czy wsparcie funkcjonowania recepcji. Ustawa z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia tworzy prawne ramy działalności w zakresie ochrony osób i mienia, określając m.in. zasady prowadzenia takiej działalności, wymagania wobec pracowników ochrony oraz ich prawa i obowiązki. W Seris Konsalnet łączymy potencjał pracowników ochrony z rozwiązaniami technicznymi, ponieważ w nowoczesnym biurowcu nie chodzi o zwiększenie liczby posterunków bez analizy potrzeb, lecz o takie rozmieszczenie zasobów, aby człowiek był dostępny tam, gdzie rzeczywiście potrzebna jest ocena sytuacji i decyzja.

Parking i garaż podziemny również są częścią systemu bezpieczeństwa

Główne lobby skupia uwagę administratorów, ale część potencjalnych luk znajduje się poza reprezentacyjnym wejściem. Garaże podziemne, wjazdy samochodowe, parkingi rowerowe czy przejścia z garażu bezpośrednio do części biurowej mogą tworzyć alternatywne drogi dostępu. Po powrocie większej liczby pracowników wzrasta liczba pojazdów i użytkowników, przez co obserwowanie pojedynczych odstępstw staje się trudniejsze.

Warto więc zweryfikować, czy szlabany, bramy, domofony, kamery i przejścia do wind współpracują z pozostałą częścią systemu. Szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy osoba wjeżdżająca do garażu rzeczywiście posiada dostęp do odpowiedniej części budynku oraz czy strefy techniczne i magazynowe pozostają oddzielone od przestrzeni użytkowników. Takie spojrzenie pokazuje, że ochrona biurowców nie powinna być projektowana jako ochrona jednych drzwi wejściowych. Granic bezpieczeństwa jest w budynku znacznie więcej.

Powrót do biura to dobry moment na przegląd systemu ochrony

System, który działał poprawnie rok temu, nie musi odpowiadać obecnemu sposobowi wykorzystania budynku. Mogli zmienić się najemcy, liczba użytkowników, układ powierzchni, organizacja parkingu, godziny pracy czy lokalizacja recepcji. Mogły pojawić się nowe drzwi, urządzenia techniczne lub strefy dostępne dla firm zewnętrznych. Zmieniają się również same zagrożenia i zachowania użytkowników.

Przed okresem zwiększonej obecności pracowników warto więc sprawdzić przede wszystkim:

• czy uprawnienia w systemie kontroli dostępu są aktualne,
• czy monitoring obejmuje wszystkie istotne ciągi komunikacyjne i wejścia,
• czy procedura obsługi gości odpowiada aktualnej organizacji budynku,
• czy ochrona zna zmiany wprowadzone w obiekcie i procedury reagowania,
• czy strefy dostaw, garaże i wejścia techniczne są właściwie zabezpieczone,
• czy alarmy są prawidłowo przekazywane, weryfikowane i eskalowane,
• czy pracownicy wiedzą, jak zgłaszać sytuacje nietypowe.

Taki przegląd nie musi oznaczać przebudowy całego systemu. Czasem największą poprawę daje aktualizacja uprawnień, zmiana położenia kamery, korekta trasy patrolu albo doprecyzowanie sposobu obsługi gości. Najważniejsze jest wychwycenie rozbieżności pomiędzy tym, jak zabezpieczenia miały działać w założeniu, a tym, jak budynek jest obecnie użytkowany.

Bezpieczeństwo powinno wspierać komfort pracy, a nie go ograniczać

Dobrze chroniony biurowiec nie powinien przypominać obiektu o podwyższonym rygorze. Użytkownik ma sprawnie wejść do pracy, gość otrzymać profesjonalną pomoc, a najemca korzystać z przestrzeni bez niepotrzebnych utrudnień. Jednocześnie administrator musi zachować kontrolę nad tym, kto znajduje się w określonych strefach i jak reagować, gdy wydarzy się coś nietypowego. To właśnie znalezienie równowagi pomiędzy płynnością ruchu a bezpieczeństwem jest jednym z najważniejszych wyzwań ochrony obiektów komercyjnych.

W Seris Konsalnet patrzymy na ochronę biurowców właśnie w ten sposób. Dla obiektów komercyjnych łączymy ochronę fizyczną i obsługę recepcji z monitoringiem wizyjnym, kontrolą dostępu oraz systemami alarmowymi. Dzięki temu można ograniczać manualne czynności tam, gdzie skutecznie wykonuje je technologia, a pracowników ochrony koncentrować na zadaniach wymagających oceny sytuacji, kontaktu z człowiekiem i szybkiej reakcji.

Podsumowanie – ochrona biurowców powinna nadążać za sposobem ich użytkowania

Powrót większej liczby pracowników do biur jest dobrym momentem, aby spojrzeć na bezpieczeństwo budynku z nowej perspektywy. Ochrona biurowców powinna uwzględniać nie tylko wejście główne, ale cały przepływ ludzi i pojazdów – od parkingu i recepcji, przez windy i ciągi komunikacyjne, aż po strefy techniczne i przestrzenie poszczególnych najemców. Kontrola dostępu, monitoring, systemy alarmowe i ochrona fizyczna powinny tworzyć jeden model, w którym informacja o zdarzeniu prowadzi do odpowiedniej reakcji.

W Seris Konsalnet mamy ponad 30 lat doświadczenia w sektorze usług ochrony i monitoringu i chronimy ponad 64 tys. obiektów prywatnych oraz korporacyjnych. Przy zabezpieczaniu obiektów komercyjnych wykorzystujemy zarówno doświadczenie pracowników ochrony, jak i możliwości współczesnych systemów bezpieczeństwa. Powrót pracowników nie powinien oznaczać po prostu „powrotu do starych procedur”. To dobry moment, aby sprawdzić, czy procedury, technologia i organizacja ochrony odpowiadają temu, jak biurowiec funkcjonuje dzisiaj.