Ochrona imprez firmowych i zamkniętych – jak zadbać o bezpieczeństwo uczestników?

Imprezy firmowe oraz wydarzenia zamknięte nie bez powodu uchodzą często za miejsca bezpieczne, gdzie wszystko jest pod kontrolą, a dostęp osób z zewnątrz bywa ograniczony. Jednak można się trochę pomylić, sądząc, że to gwarancja pełnego bezpieczeństwa. W praktyce taka impreza przynosi cały zestaw zagrożeń – od sytuacji, w których uczestnicy zachowują się nie do końca tak, jakby życzył sobie organizator, po sprawy związane z organizacją czy nawet niedociągnięcia techniczne. Ochrona takich wydarzeń to dzisiaj nie tyle aspekt komfortu, ile w dużej mierze kwestia troski o zdrowie i życie osób zaproszonych. Dobre przygotowanie może zapobiec większym problemom i pomóc, by całe wydarzenie przebiegło w spokojnej atmosferze.

Czy imprezy firmowe muszą spełniać wymogi jak imprezy masowe?

Nie każda impreza organizowana przez firmę od razu podpada pod przepisy dotyczące wydarzeń masowych w rozumieniu ustawy dotyczącej bezpieczeństwa takich imprez. To, co ma tutaj największe znaczenie, to po prostu liczba osób oraz sam charakter wydarzenia. Jednak nawet jeśli dana impreza nie jest formalnie imprezą masową, odpowiedzialność za osoby obecne na sali wciąż leży po stronie organizatora.

W rzeczywistości często oznacza to konieczność wdrożenia rozwiązań podobnych do tych stosowanych przy dużych imprezach – zwłaszcza jeśli wydarzenie zbiera kilkaset osób, jak podczas gal czy konferencji. Sytuacja formalna nie znosi wymagań dotyczących bezpieczeństwa czy odpowiedzialności cywilnej.

Przeczytaj także: Stopnie alarmowe i bezpieczeństwo pracowników – jakie działania podjąć?

Jakie ryzyka najczęściej pojawiają się podczas imprez firmowych?

Takie zamknięte wydarzenia mają swoją własną specyfikę. Często przecież uczestnicy znają się przynajmniej z widzenia, co czasami powoduje, że osoby odpowiedzialne za organizację nieco tracą czujność. To bywa zgubne, bo właśnie wtedy rodzą się nieprzewidziane sytuacje.

Najczęściej pojawiają się spory między gośćmi, agresywne zachowania po alkoholu, a także niepożądany udział osób z zewnątrz. Dochodzą do tego przypadki wymagające interwencji medycznej czy drobne awarie i konieczność szybkiej ewakuacji. W miejscach takich jak hotel czy biurowiec nie można też pominąć zagrożeń związanych z infrastrukturą – zbyt wiele osób w jednym miejscu lub słabo widoczne oznaczenia wyjść to dobrze znane problemy.

W sumie wychodzi więc na to, że nawet dość kameralny event zasługuje na sensowne zabezpieczenie.

Jak zorganizować ochronę uczestników podczas takich wydarzeń?

Ochrona osób w trakcie imprez firmowych skupia się głównie na pilnowaniu bezpieczeństwa gości i szybkim reagowaniu, jeśli sytuacja wymknie się spod kontroli. Bardzo ważna jest obecność osób przeszkolonych do takich zadań – nie muszą być widoczni na pierwszy rzut oka, ale liczy się ich skuteczność.

Dobrze, gdy ochrona postrzegana jest nie jako przeszkoda, lecz jako wsparcie pomagające czuwać nad całością. W praktyce chodzi o to, by być obecnym, obserwować to, co się dzieje, rozpoznawać niepokojące sygnały i współdziałać z organizatorami czy obsługą.

Do tego dochodzi jeszcze umiejętność działania w środowisku, w którym dzieje się sporo i nie zawsze wszystko da się przewidzieć. Tu liczy się czas reakcji. Profesjonalizm jest ważny, ale czasem trzeba po prostu wykazać się zdrowym rozsądkiem i wyczuciem chwili.

Kontrola dostępu – podstawowy element każdego eventu

Jednym z tych punktów, o których nie sposób zapomnieć podczas organizowania zamkniętych spotkań, jest kontrola wejść. To już na tym etapie można uniknąć wielu niepotrzebnych problemów.

Najprościej rzecz ujmując – polega to na sprawdzaniu, kto przychodzi, prowadzeniu list uczestników i pilnowaniu, żeby na teren wydarzenia nie dostał się nikt spoza zaproszonych. Przy większych wydarzeniach w ruch idą identyfikatory, rejestracje, czasem wręcz systemy elektroniczne.

Gdy kontroli dostępu nie ma albo jest niewystarczająca, nietrudno o sytuację, że na salę trafiają osoby niepowołane. To potrafi mocno zachwiać poczuciem bezpieczeństwa.

Procedury bezpieczeństwa – czy przy zamkniętym wydarzeniu są w ogóle potrzebne?

Nawet jeśli charakter imprezy wydaje się raczej nieformalny, nie należy rezygnować z procedur określających sposób reagowania w nagłych przypadkach. One zwyczajnie porządkują działania w trudnych chwilach.

Tego typu procedury obejmują m.in.: odpowiedź na nieprzewidziane incydenty, zasady ewakuacji, komunikację z uczestnikami oraz określoną współpracę z odpowiednimi służbami w razie potrzeby. Nawet proste scenariusze awaryjne mogą później okazać się nieocenione, jeśli zrobi się gorąco.

Warto zdawać sobie sprawę, że właściwie nikt nie przewidzi wszystkiego, a i tak wypada być przygotowanym na różne zwroty akcji – nawet jeśli wydają się mało prawdopodobne.

Jak wygląda to na co dzień w Seris Konsalnet?

W przypadku Seris Konsalnet ochrona imprez firmowych sprowadza się przede wszystkim do dopasowania zabezpieczeń do charakteru i skali wydarzenia. Przeprowadza się ocenę ryzyka, dobiera konkretne rozwiązania, a działania są skoordynowane na poziomie operacyjnym, aby stworzyć system odpowiadający wymaganiom konkretnej sytuacji.

Fizyczna obecność ochrony, wsparcie w sprawach organizacyjnych i wypracowane procedury pozwalają zachować równowagę pomiędzy skutecznością, a dyskrecją. Wszystko po to, aby nie ingerować za mocno w przebieg eventu, ale też faktycznie zwiększać bezpieczeństwo tych, którzy w nim uczestniczą.

Dlaczego lepiej nie ignorować problemu bezpieczeństwa na imprezach zamkniętych?

Bardzo częstym przeoczeniem jest przekonanie, że skoro spotkanie jest zamknięte, to właściwie już można czuć się bezpiecznie. W praktyce bywa dokładnie odwrotnie i to właśnie w takich warunkach dochodzi do incydentów, które potem długo się wspomina – a to reakcje są zbyt późne, a to organizatorzy zbyt ufni wobec uczestników.

Jeden nieprzewidziany incydent bywa źródłem kłopotów – od zszarganej opinii firmy, po prawne następstwa. W biznesie szczególne znaczenie odgrywa profesjonalizm organizacyjny, a to oznacza także troskę o kwestie bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Ochrona imprez firmowych i zamkniętych spotkań to temat, którego nie warto pomijać. Mimo że takie wydarzenia na pierwszy rzut oka wydają się prostsze do zorganizowania niż imprezy masowe, nadal wymagają porządnego przygotowania i sensownego podejścia do zabezpieczenia uczestników.

Ochrona osób i rozsądne zarządzanie ryzykiem powinny być wpisane w organizację każdego wydarzenia. To swego rodzaju inwestycja – przekłada się na bezpieczeństwo gości, komfort samej organizacji i pozytywne wrażenia związane z całym eventem.