Ćwiczenia i szkolenia obrony cywilnej – czy firma powinna w nich uczestniczyć?

Procedura ewakuacji może wyglądać bez zarzutu, dopóki nie trzeba zastosować jej przy niedziałających telefonach, zablokowanym wyjeździe i niepełnym składzie zespołu. Podobnie jest z planami kryzysowymi. Dokument opisuje założony sposób działania, natomiast dopiero ćwiczenie pokazuje, czy ludzie znają swoje role, informacje docierają do właściwych osób, a decyzje mogą zostać podjęte wystarczająco szybko.

Po wejściu w życie ustawy o ochronie ludności i obronie cywilnej temat szkoleń obrony cywilnej ponownie stał się istotny również dla przedsiębiorców. Nie oznacza to jednak, że każda prywatna firma ma identyczny obowiązek uczestniczenia w państwowych ćwiczeniach. Warto oddzielić wymagania ustawowe od dobrego przygotowania organizacji – i sprawdzić, czego przedsiębiorstwo może nauczyć się z ćwiczeń nawet wtedy, gdy jego udział nie jest obligatoryjny.

Nowy system ochrony ludności obejmuje szkolenia i ćwiczenia

Podstawowym aktem prawnym jest ustawa z 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej. Weszła ona w życie 1 stycznia 2025 r. i stworzyła nowe ramy funkcjonowania ochrony ludności i obrony cywilnej w Polsce. Jednym z elementów systemu są szkolenia, ćwiczenia oraz edukacja przygotowujące do działania w przypadku wystąpienia zagrożenia.

Ustawa przewiduje m.in., że organy ochrony ludności mogą prowadzić szkolenia z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej dla podmiotów ochrony ludności, zrzeszeń, przedsiębiorców oraz ludności. Szczegółowe programy określa rozporządzenie MSWiA z 6 lutego 2025 r., które zawiera osobny program przeznaczony właśnie dla członków zrzeszeń i przedsiębiorców.

Czy każda firma musi uczestniczyć w ćwiczeniach obrony cywilnej?

Nie. Z obowiązujących regulacji nie wynika ogólny obowiązek uczestnictwa każdej prywatnej firmy w ćwiczeniach obrony cywilnej. Ustawa nakłada konkretne obowiązki na organy ochrony ludności i podmioty funkcjonujące w systemie. W ćwiczeniach organizowanych przez organy ochrony ludności uczestniczą – stosownie do potrzeb – podmioty ochrony ludności. Sama ustawa przewiduje natomiast możliwość prowadzenia szkoleń również dla przedsiębiorców.

Sytuacja konkretnego przedsiębiorstwa może być jednak inna, jeśli posiada ono szczególny status lub zostało włączone do systemu ochrony ludności na zasadach przewidzianych ustawą. Zanim firma uzna udział za obowiązkowy albo całkowicie dobrowolny, powinna więc ustalić swój status oraz sprawdzić, czy nie dotyczą jej dodatkowe obowiązki wynikające z charakteru prowadzonej działalności.

Dobrowolny udział może mieć znaczenie nawet bez ustawowego obowiązku

Pytanie „czy musimy?” nie zawsze jest najważniejsze. Z punktu widzenia bezpieczeństwa przedsiębiorstwa bardziej użyteczne może być pytanie „czego dzięki temu możemy się dowiedzieć?”. Ćwiczenie pozwala sprawdzić procedurę w warunkach, w których uczestnicy muszą rzeczywiście podejmować decyzje, przekazywać informacje i współpracować.

Firma może odkryć, że lista kontaktowa jest nieaktualna, pracownicy nie wiedzą, kto może zarządzić ewakuację, zastępca osoby odpowiedzialnej nie ma dostępu do potrzebnych dokumentów albo ochrona obiektu i administracja używają różnych kanałów komunikacji. Takie problemy są trudne do zauważenia podczas czytania procedury przy biurku. Ujawniają się wtedy, gdy trzeba jej użyć.

Czego dotyczą szkolenia obrony cywilnej dla przedsiębiorców?

Program szkoleń określony w rozporządzeniu MSWiA nie ogranicza się do zagadnień związanych z konfliktem zbrojnym. Obejmuje szerzej system ochrony ludności, rozpoznawanie zagrożeń, alarmowanie, ewakuację oraz zasady zachowania podczas sytuacji zagrożenia. Rozporządzenie przewiduje odrębny program szkolenia dla członków zrzeszeń i przedsiębiorców.

Ma to istotne znaczenie dla biznesu. Awaria infrastruktury, długotrwały brak zasilania, powódź, skażenie czy konieczność ewakuacji mogą wymagać wykorzystania tych samych kompetencji organizacyjnych, które są potrzebne przy innych sytuacjach kryzysowych: szybkiego przepływu informacji, podziału odpowiedzialności, ochrony ludzi i utrzymania najważniejszych procesów.

Ćwiczenie powinno sprawdzać decyzje, a nie pamięć pracowników

Dobre ćwiczenie nie polega na zadawaniu pracownikom pytań z procedury. Powinno postawić ich przed sytuacją wymagającą działania. Przykładowy scenariusz może zakładać, że firma otrzymuje komunikat o konieczności przygotowania obiektu do ewakuacji, część kadry zarządzającej znajduje się poza siedzibą, a jeden z podstawowych kanałów komunikacji przestaje działać.

Rozporządzenie MSWiA z 25 lutego 2025 r. przewiduje zarówno ćwiczenia praktyczne z wykorzystaniem rzeczywistych sił i środków, jak i ćwiczenia sztabowe, w tym gry decyzyjne oraz treningi. Ich zadaniem jest m.in. przygotowanie kadry kierowniczej do koordynowania działań, doskonalenie umiejętności oraz sprawdzanie zdolności współdziałania. Firma może wykorzystać podobną logikę podczas własnych ćwiczeń wewnętrznych, odpowiednio dostosowanych do jej ryzyka.

Nie każde ćwiczenie musi oznaczać ewakuację całego zakładu

Pełnoskalowe ćwiczenie angażujące wszystkich pracowników jest wartościowe, ale kosztowne organizacyjnie i nie zawsze potrzebne. Część procedur można sprawdzić podczas ćwiczenia sztabowego. Kierownicy otrzymują scenariusz rozwijający się etapami i muszą zdecydować, jak zareagować na kolejne informacje.

Można na przykład rozpocząć od komunikatu o awarii zasilania, następnie dodać informację o niedostępności części obiektu, a później konieczność podjęcia decyzji o przerwaniu pracy. Taki trening pozwala sprawdzić odpowiedzialność, komunikację i proces decyzyjny bez rzeczywistego zatrzymywania całego zakładu.

Największą wartością ćwiczeń jest ujawnienie luk

Ćwiczenie, podczas którego wszystko przebiega idealnie, niekoniecznie jest najbardziej użyteczne. Wartość pojawia się wtedy, gdy organizacja dowiaduje się, że określony element nie działa tak, jak zakładano. Ustawowy system ochrony ludności również zakłada raportowanie i ewaluację ćwiczeń oraz przygotowanie wniosków i rekomendacji po ich zakończeniu.

Podobną zasadę warto zastosować w przedsiębiorstwie. Po ćwiczeniu należy ustalić, gdzie powstało opóźnienie, których informacji brakowało, jakie decyzje były niejasne i które procedury wymagają aktualizacji. Celem nie jest wystawienie pracownikom oceny, ale poprawienie systemu.

Jak przygotować firmę do udziału w ćwiczeniu?

Przed rozpoczęciem warto jasno określić cel. Jedno ćwiczenie nie powinno testować wszystkiego jednocześnie. Firma może sprawdzić np. ewakuację, działanie zespołu kryzysowego, komunikację z pracownikami albo zdolność utrzymania najważniejszych procesów po awarii.

Dobrym punktem wyjścia jest przygotowanie kilku elementów:

• konkretnego scenariusza wynikającego z realnych zagrożeń dla firmy,
• osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji i ich zastępców,
• sposobu alarmowania oraz komunikacji awaryjnej,
• zasad współpracy ochrony, administracji i kierownictwa,
• kryteriów oceny przebiegu ćwiczenia,
• sposobu zebrania wniosków i przypisania działań naprawczych.

Scenariusz nie powinien być wcześniej szczegółowo znany wszystkim uczestnikom. Jeżeli każdy dokładnie wie, co wydarzy się za pięć minut, ćwiczenie sprawdza znajomość scenariusza, a nie zdolność reagowania.

Ochrona obiektu powinna być częścią ćwiczenia, a nie obserwatorem

Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta z ochrony fizycznej, monitoringu czy kontroli dostępu, ćwiczenie powinno uwzględniać te elementy. Podczas kryzysu pracownik ochrony może być jedną z pierwszych osób otrzymujących informację o zdarzeniu, odpowiadać za kontrolę wejść, wspierać ewakuację albo przekazywać informacje osobom zarządzającym sytuacją.

W Seris Konsalnet bezpieczeństwo organizacji łączymy z analizą ryzyka, procedurami, ochroną fizyczną, monitoringiem, kontrolą dostępu i centrum monitorowania. W naszych materiałach dotyczących zarządzania kryzysowego podkreślamy znaczenie przygotowania procedur oraz dostosowania rozwiązań do konkretnego obiektu. Ćwiczenie pozwala sprawdzić, czy te elementy współpracują również wtedy, gdy firma przestaje funkcjonować w normalnych warunkach.

Ćwiczenia powinny uwzględniać osoby, które naprawdę podejmują decyzje

Szkolenie wyłącznie pracowników operacyjnych nie wystarczy, jeśli podczas kryzysu decyzję o zamknięciu zakładu, ewakuacji czy zatrzymaniu procesu może podjąć tylko kierownictwo. Kadra zarządzająca również powinna znać swoją rolę i potrafić działać przy niepełnej informacji.

Właśnie ten element mocno akcentują przepisy dotyczące ćwiczeń ochrony ludności i obrony cywilnej. Jednym z ich zakresów jest przygotowanie osób zajmujących stanowiska kierownicze do koordynowania działań oraz doskonalenie ich umiejętności związanych m.in. z utrzymaniem ciągłości działania w warunkach zagrożenia. Dla przedsiębiorstwa jest to cenna wskazówka: kryzysu nie powinien ćwiczyć wyłącznie dział bezpieczeństwa.

Warto ćwiczyć również awarię komunikacji

Procedury często zakładają, że wystarczy zadzwonić do odpowiedniej osoby. Kryzys może jednak wystąpić właśnie wtedy, gdy podstawowy kanał komunikacji jest niedostępny albo sieć jest przeciążona. Firma powinna więc wiedzieć, jak przekazać informacje pracownikom i osobom zarządzającym w wariancie awaryjnym.

Ćwiczenie może pokazać, czy dostępne są aktualne listy kontaktowe, kto posiada do nich dostęp i jakie rozwiązanie zastępuje podstawowy kanał komunikacji. Nie chodzi o tworzenie wielu skomplikowanych systemów. Potrzebny jest prosty wariant rezerwowy, który pracownicy rzeczywiście znają.

Szkolenie i ćwiczenie pełnią różne funkcje

Szkolenie przede wszystkim przekazuje wiedzę: jakie występują zagrożenia, co oznaczają komunikaty i alarmy, jak działa system ochrony ludności i jakie są zasady postępowania. Ćwiczenie sprawdza natomiast, czy wiedza może zostać wykorzystana w działaniu.

W Seris Konsalnet w materiałach dotyczących szkoleń z bezpieczeństwa zwracamy uwagę, że przygotowanie pracowników powinno obejmować nie tylko wiedzę teoretyczną, ale także właściwe reagowanie na zagrożenia oraz znajomość zasad współpracy podczas sytuacji alarmowych. Największą wartość daje połączenie obu elementów: najpierw przygotowanie ludzi, następnie sprawdzenie procedury, a na końcu poprawienie tego, co podczas testu nie zadziałało.

Czy warto uczestniczyć w ćwiczeniach organizowanych poza firmą?

Jeżeli przedsiębiorstwo otrzymuje możliwość udziału w ćwiczeniu organizowanym przez właściwe organy i zakres jest związany z jego działalnością lub lokalnymi zagrożeniami, warto rozważyć uczestnictwo. Pozwala ono sprawdzić nie tylko procedury wewnętrzne, lecz również współdziałanie z podmiotami zewnętrznymi.

Ustawa zakłada właśnie współpracę jako jeden z elementów systemu. Organy ochrony ludności przeprowadzają ćwiczenia w celu weryfikacji gotowości i zwiększania skuteczności wykonywania zadań, a podmioty ochrony ludności uczestniczą w nich stosownie do potrzeb. Dla firmy szczególnie cenne może być zrozumienie, jak jej własne procedury łączą się z działaniami prowadzonymi poza terenem przedsiębiorstwa.

Po ćwiczeniu musi powstać plan zmian

Zakończenie scenariusza nie powinno oznaczać zakończenia całego procesu. Jeśli ćwiczenie ujawniło, że alarm dotarł do części pracowników z opóźnieniem, trzeba wskazać sposób rozwiązania problemu. Jeśli nie było jasne, kto zastępuje kierownika, procedura wymaga aktualizacji. Jeśli ochrona i administracja korzystały z różnych informacji, należy poprawić sposób komunikacji.

W ustawowym modelu ćwiczeń ochrony ludności po ich zakończeniu sporządza się raport z wnioskami i rekomendacjami, a następnie przeprowadza ewaluację i inicjuje wdrażanie wniosków. To rozwiązanie warto przenieść również do ćwiczeń firmowych. Test bez działań naprawczych pozostaje tylko symulacją.

W Seris Konsalnet przygotowanie do kryzysu traktujemy jako część systemu bezpieczeństwa

W Seris Konsalnet łączymy ochronę fizyczną, monitoring, kontrolę dostępu, centrum monitorowania oraz audyty bezpieczeństwa z procedurami dopasowanymi do konkretnego obiektu i jego zagrożeń. W zarządzaniu kryzysowym szczególnie istotne jest dla nas wcześniejsze określenie odpowiedzialności, sposobu komunikacji i reakcji na zdarzenie, a nie dopiero podejmowanie decyzji po jego wystąpieniu.

Przygotowanie firm na kryzys powinno więc obejmować także sprawdzanie przyjętych założeń. Nawet dobrze napisana procedura może zawieść, jeśli pracownicy jej nie znają, role są niejasne albo systemy bezpieczeństwa nie współpracują. Ćwiczenie pozwala znaleźć te problemy w kontrolowanych warunkach – zanim zweryfikuje je rzeczywiste zdarzenie.

Udział w ćwiczeniach obrony cywilnej a gotowość firmy do reagowania

Szkolenia obrony cywilnej i ćwiczenia organizowane w ramach systemu ochrony ludności mają obecnie jasno określone miejsce w polskich przepisach. Nie oznacza to powszechnego obowiązku uczestnictwa w państwowych ćwiczeniach dla każdego przedsiębiorstwa. Ustawa przewiduje jednak możliwość prowadzenia szkoleń również dla przedsiębiorców, a określone podmioty mogą być bezpośrednio włączone w system ochrony ludności.

Niezależnie od formalnego statusu udział w ćwiczeniach albo organizowanie własnych testów procedur może dać firmie konkretną korzyść: sprawdzić ludzi, komunikację i proces decyzyjny bez czekania na prawdziwy kryzys. Najważniejszy nie jest przy tym rozmach symulacji. Dobre ćwiczenie powinno odpowiedzieć na kilka prostych pytań: kto podejmuje decyzję, kto informuje pracowników, jak współpracuje ochrona, co robimy po utracie podstawowego kanału komunikacji i czy po wykryciu problemów rzeczywiście poprawiamy procedury.