Od przeszłości do przyszłości: Jak Dynamics 365 usprawnia procesy biznesowe

W obliczu dynamicznych wyzwań rynkowych współczesne organizacje stają przed koniecznością stałego inwestowania w zaawansowane technologie. Ich efektywne wykorzystanie usprawnia procesy biznesowe i zwiększa konkurencyjność. System Dynamics 365 (D365) stanowi doskonałe narzędzie w tym zakresie, które integruje procesy operacyjne i finansowe, umożliwiając automatyzację i podnosząc efektywność działania firmy.

Rozmawiamy dziś z Katarzyną Kolecką, Dyrektor ds. Rachunkowości Finansowej w Seris Konsalnet o tym jakie znaczenie dla firmy ma wdrożenie systemu Dynamics 365, jak długo trwały prace nad projektem i jakie korzyści przyniosło wprowadzenie modułu Finance&Operations dla organizacji.

Jakie korzyści przyniosło wdrożenie systemu D365 w Seris Konsalnet?

Wdrożenie systemu D365 było kluczowym krokiem w modernizacji naszych procesów biznesowych. Dzięki niemu udało się ujednolicić działania w całej organizacji i prawie w całości zrezygnować z przestarzałego systemu Microsoft Dynamics AX, który stosowaliśmy od 2010 roku. Poprzednie rozwiązanie wymagało wielu manualnych operacji, co ograniczało naszą wydajność. D365 pozwolił na pełną integrację kluczowych procesów – od fakturowania, przez zarządzanie magazynem, po księgowość. W efekcie znacząco zwiększyliśmy efektywność operacyjną i poprawiliśmy spójność oraz automatyzację działań w firmie.

Jakie kluczowe funkcje i możliwości oferuje moduł Finance & Operations w systemie D365?

Moduł Finance & Operations oferuje szereg kluczowych funkcji, które wspierają naszą organizację w zarządzaniu finansami i operacjami, poprawiają efektywność i transparentność działań. Dzięki wbudowanym narzędziom, moduł automatyzuje wiele manualnych operacji, takich jak np. księgowanie. To zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza procesy. Moduł pozwala nam także na monitorowanie transakcji w czasie rzeczywistym. Najważniejsze jednak jest to, że dzięki D365 mój dział zyskuje pełen wgląd w cały proces – od operacji po wyniki w księgach. Co więcej, dzięki regularnym aktualizacjom systemu możemy łatwo dostosowywać się do zmieniających się przepisów podatkowych, co eliminuje problemy z ich wprowadzaniem i gwarantuje, że nasze działania są zawsze zgodne z obowiązującym prawem.

Jakie były najważniejsze etapy przygotowań do uruchomienia modułu Finance & Operations?

Przygotowania do uruchomienia modułu Finance & Operations wymagały szczegółowego planowania i testowania każdej z jego funkcji. Prace trwały blisko 3 lata. Na początku zidentyfikowaliśmy i dokładnie przeanalizowaliśmy wszystkie nasze procesy finansowe i operacyjne, aby dopasować funkcje systemu D365 do naszych wymagań. System został skrojony na miarę naszych potrzeb biznesowych, zastępując przestarzałe i częściowo manualne rozwiązania. Każda z funkcji modułu była testowana, aby upewnić się, że spełnia nasze oczekiwania oraz standardy jakości. Dzięki temu mogliśmy zidentyfikować potencjalne problemy na etapie testów i wdrożyć niezbędne poprawki, zanim system został uruchomiony. Nie należy oczywiście zapominać o szkoleniach dla zespołów. Przygotowaliśmy specjalne programy szkoleniowe, dzięki którym pracownicy w miarę szybko mogli zaadoptować się do nowego środowiska pracy.

Jakie zmiany w codziennych procesach biznesowych przyniosło wdrożenie modułu Finance & Operations?

Dzięki D365 procesy księgowe i finansowe stały się bardziej zintegrowane i płynne. Mamy teraz możliwość automatycznego generowania raportów, które wcześniej wymagały ręcznej pracy. Ponadto, ustandaryzowaliśmy procedury księgowe. Wprowadzenie D365 znacznie zredukowało konieczność wymiany e-maili w przypadku potwierdzania transakcji. Wiele z tych operacji teraz odbywa się bezpośrednio w systemie, co sprawia, że procesy są szybsze i bardziej zorganizowane. Mniej e-maili oznacza również mniejsze ryzyko pomyłek, które mogą wystąpić podczas ręcznej komunikacji. Ponadto system dał nam możliwość stworzenia elektronicznego archiwum dokumentacji księgowo-podatkowej, co istotnie usprawnia codzienną pracę oraz eliminuje „papier”.

Jak długo trwały prace nad projektem i czy jest on zakończony?

Jak wspomniałam, prace trwały przez blisko 3 lata. To był bardzo intensywny czas, zwłaszcza dla liderów poszczególnych strumieni systemu D365. W styczniu tego roku uruchomiliśmy moduł Finance&Operations. W maju wystartował moduł do zarządzania magazynem mundurowym a w czerwcu rejestr umów, techniki (instalacje i magazyny) oraz fakturowania wszystkich business unitów. Prace nad wdrożeniem wciąż jednak trwają. To bardzo skomplikowany proces.

Jakie cele związane z rozwojem systemu widzicie w przyszłości?

Planujemy kontynuować rozwój systemu D365, ponieważ dostrzegamy w nim ogromny potencjał do dalszej optymalizacji naszych procesów. System umożliwia dodawanie nowych modułów i funkcji, co pozwala nam na jego nieustanne rozwijanie oraz dostosowywanie do zmian w otoczeniu prawnym i podatkowym. To inwestycja, którą musimy kontynuować, aby skutecznie nadążać za dynamicznie zmieniającym się rynkiem.

Jak oceniasz pracę swojego zespołu podczas trwania projektu?

Jestem zadowolona z efektów pracy mojego zespołu. Projekt był bardzo wymagający, migracja i integracja systemu były skomplikowane, a w trakcie wdrożenia napotykaliśmy na różne nieprzewidziane problemy, które jednak na bieżąco rozwiązywaliśmy. Wdrożenie D365 uważam za ogromny krok naprzód dla naszej organizacji. Pomimo że wciąż pojawiają się błędy – co jest naturalne przy tak dużych implementacjach – uważam, że była to niezbędna zmiana, biorąc pod uwagę skalę naszej działalności. Od wdrożenia modułu Finance&Operations minęło już trochę czasu, zespół księgowości przeszedł odpowiednie szkolenia. Czuję, że jesteśmy dobrze przygotowani do pracy z systemem i mamy solidne podstawy do dalszego rozwoju.

Dziękuję za rozmowę.