Po co firmie ISO?

Wzrost konkurencji pomiędzy przedsiębiorcami znacznie wpłynął na jakość produktów i usług. Współcześni klienci są coraz bardziej świadomi oraz coraz bardziej wymagający. Decyzje zakupowe najczęściej podejmują po dokładnym rekonesansie, porównaniu cen, a także uzyskaniu opinii innych osób, które korzystały z danej usługi lub danego produktu. Aby zyskać zaufanie i lojalność klientów należy utrzymywać wysoki poziom oferowanych produktów. Pozostaje tylko znaleźć odpowiedź, jak przekonać konsumentów o wyjątkowości naszego produktu/usługi. Jednym z rozwiązań jest certyfikacja jakości ISO. Dlaczego zatem warto wdrożyć certyfikowany system zarządzania?

Czym jest ISO?

ISO to po prostu rozwinięcie skrótu International Organization for Standarization. Jest to nazwa międzynarodowej organizacji zajmującej się przygotowywaniem norm jakości. ISO pochodzi od greckiego słowa „isos” oznaczającego „równość”. Głównym zadaniem tej organizacji jest zapewnienie spójności w sposobie działania firm z całego świata, zapewniając klientom najwyższą jakość usług i produktów. Normy, o których mowa dotyczą praktycznie każdej dziedziny. Międzynarodowa organizacja ISO tworzona jest przez niezależnych członków – po jednym z każdego państwa. Polska w ISO reprezentowana jest przez Polski Komitet Normalizacyjny. Ważne jest, że ISO to organizacja niezależna, nie podlegająca wpływom przedsiębiorców, korporacji czy rządu.

Do czego służy ISO?

Główną rolą ISO jest określenie norm jakości obowiązujących w danej branży. W momencie, gdy firma dostosuje swoje działania do tych norm, uzyskuje certyfikat ISO potwierdzający wysoką jakość mechanizmów organizacyjnych, a więc zdolność do dostarczania produktów i świadczenia usług na odpowiednim poziomie jakościowym Certyfikaty ISO wydawane są przez odpowiednią jednostkę. W Polsce działanie firm certyfikujących potwierdza PCA, czyli Polskie Centrum Akredytacji. Należy mieć na uwadze fakt, że firma certyfikująca przeprowadza audyt, nadaje certyfikat i nie może wspierać przedsiębiorstwa w przygotowaniu do certyfikacji ISO.

Przykłady standardów ISO

Normy ISO są tworzone w seriach nazywanych również rodzinami. Mowa jest tu o różnych wersjach tego samego standardu. Przykładowo w rodzinie norm ISO 9000 można wyszczególnić m.in. normę ISO 9001 określającą główne wymagania, jakie należy zrealizować, aby wdrożyć System Zarządzania, który pokazuje klientom, że firma może konsekwentnie dostarczać produkty lub usługi spełniając ich potrzeby, a także respektować obowiązujące przepisy ustawowe i wymogi regulacyjne.

Gdy firma wdraża System Zarządzania 9001, może również zdecydować się na zastosowanie praktyk opisanych w ISO 9004, które mają na celu wsparcie systemu zarządzania jakością w osiąganiu konkretnych celów i zadań biznesowych oraz zawierają wskazówki, jak zwiększyć zdolności do osiągnięcia sukcesu.

Warto skorzystać także z dodatkowych wytycznych pomocniczych, takich jak ISO 19011 (wytyczne dotyczące audytu systemów zarządzania), które mogą być bardzo pomocne przy przeprowadzaniu audytów wewnętrznych lub zewnętrznych. Zawierają też informacje o kompetencjach audytora.

Spółki, wchodzące w skład Grupy Seris Konsalnet mogą się poszczycić posiadaniem aż 21 certyfikatów branżowych. Są to m.in:

• ISO 9001:2015 – System Zarządzania Jakością w zakresie technicznej i fizycznej ochrony osób i mienia oraz kompleksowych usług porządkowych, a także projektowania i montażu elektronicznych systemów zabezpieczeń i monitoringu; S]system zarządzania jakością zapewnia wzrost zaufania zainteresowanych stron wykorzystywany przy podejmowaniu współpracy z dużymi zachodnimi koncernami (zachodni partnerzy traktują certyfikat ISO 9001 jako podstawowy dowód potwierdzający dojrzałą kulturę organizacyjną firmy).

• ISO 14001:2015 – System Zarządzania Środowiskowego w zakresie kompleksowych usług porządkowych oraz ochrony osób i mienia. Certyfikat potwierdza umiejętność zarządzania aspektami środowiskowymi w taki sposób, aby poprawiać efekty środowiskowe swojej działalności. Potwierdza również umiejętność uzyskania zgodności prowadzonej działalności z wymaganiami prawnymi a także – podobnie jak w pozostałych systemach zarządzania – potwierdza umiejętność samodoskonalenia systemu.

• PN-N 18001:2004 – System Zarządzania BHP w zakresie technicznej i fizycznej ochrony osób i mienia.

• ISO  – System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w zakresie usługi ochrony fizycznej oraz bezpieczeństwa teleinformatycznego, a także projektowania i montażu elektronicznych systemów zabezpieczeń i monitoringu. Certyfikat potwierdza umiejętność identyfikacji zakresu informacji oraz zdolność do zarządzania bezpieczeństwem tych informacji m.in. na podstawie wyników samodzielnie prowadzonej analizy ryzyka. Certyfikat, podobnie jak w pozostałych systemach zarządzania, potwierdza również umiejętność samodoskonalenia systemu.

• ISO 22301 – System Zarządzania Ciągłością Działania w zakresie usługi ochrony fizycznej oraz bezpieczeństwa teleinformatycznego, a także projektowania i montażu elektronicznych systemów zabezpieczeń i monitoringu. Certyfikat potwierdza umiejętność zmniejszania prawdopodobieństwa występowania niekorzystnych incydentów a także – w przypadku ich wystąpienia – umiejętność reagowania na ich wystąpienie.

Zapewnia możliwość odtworzenia zdolności organizacji do ponownego działania w określonym czasie i na ustalonym poziomie, w obliczu nieplanowanych zdarzeń.

• NCAGE-NATO – Commercial Entity 2021H
• AQAP 2110:2016 – System Zarządzania jakością wymagania NATO w zakresie usługi ochrony fizycznej oraz bezpieczeństwa teleinformatycznego, a także projektowania i montażu elektronicznych systemów zabezpieczeń i monitoringu. Certyfikat potwierdza umiejętność zapewnienia jakości w kontraktach realizowanych dla sił zbrojnych NATO. Certyfikat AQAP, stanowiący uzupełnienie certyfikatu ISO 9001, potwierdza również umiejętność samodoskonalenia systemu.
• PN-N 18001 – System Zarządzania BHP w zakresie technicznej i fizycznej ochrony osób i mienia
• OHSAS 18001:2007 – System Zarządzania BHP w zakresie technicznej i fizycznej ochrony osób i mienia obecnie zastąpiony wymaganiami ISO 45001, o których piszemy w dalszej części artykułu

• ISO 26000:2012 – Wytyczne dotyczące Społecznej Odpowiedzialności Biznesu

• ISO 37001:2016 – System Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi w zakresie technicznej i fizycznej ochrony osób i mienia. Dzięki wdrożeniu i certyfikacji systemu zarządzania działaniami antykorupcyjnymi firma uzyskuje m.in. możliwość metodycznego przeanalizowania funkcjonujących procesów pod kątem występującego ryzyka korupcji, optymalizacji procesów, procedur i rozwiązań organizacyjnych poprzez ograniczenie zagrożeń korupcyjnych i praktyk, które mogą prowadzić do występowania korupcji oraz zdolność do identyfikacji sytuacji zewnętrznych i wynikających z uwarunkowań wewnętrznych, które mogą prowadzić do zagrożeń związanych z korupcją.

• ISO 45001:2018 – System Zarządzania BHP w zakresie kompleksowych usług porządkowych. Certyfikat potwierdza umiejętność zarządzania aspektami związanymi z bezpieczeństwem i higieną pracy, w powiązaniu z wymaganiami prawnymi i specyfiką organizacji, w tym m.in. wypadkami, chorobami zawodowymi, analizą ryzyka w zakresie stanowisk pracy. Certyfikat, podobnie jak w pozostałych systemach zarządzania, potwierdza również umiejętność samodoskonalenia systemu.

Warto zaznaczyć, że Spółki Grupy Konsalnet (obecnie Seris Konsalnet) od 2000 roku utrzymują certyfikowane systemy zarzadzania w zakresie ochrony osób i mienia.

Czy posiadanie ISO jest potrzebne?

Posiadanie i wdrażanie certyfikatu ISO przynosi wiele korzyści. Bardzo często wymienianą zaletą jest poprawienie wizerunku firmy. Niewątpliwie certyfikat ISO potwierdza zdolność firmy do dostarczania produktu oraz świadczenia usług na odpowiednim, wymaganym poziomie Klienci podchodzą do takiej firmy z większym zaufaniem, widząc ją jako bardziej wiarygodną i profesjonalną. Dlaczego tak jest? Posiadanie przez przedsiębiorstwo certyfikatu ISO daje pewność, że ktoś wcześniej sprawdził jakość usług lub produktów oferowanych przez nią. W związku z tym jest mniejsze ryzyko rozczarowania się produktem. Posiadanie certyfikatu ISO świadczy o dojrzałości i profesjonalizmie organizacji. Określa również powtarzalność procesów i porządkuje ład korporacyjny. Jest też koniecznym warunkiem podczas przetargów.

Posiadanie certyfikatu ISO przynosi również korzyści wewnętrzne dla firmy. Wdrożenie ISO wymaga bardzo często licznych szkoleń dla kadry zarządzającej oraz pracowników. Wykonywanie obowiązków zgodnie z określonymi normami i standardami powoduje większe zaangażowanie w pracę samych pracowników. To z pewnością wpłynie pozytywnie na rozwój firmy. Podczas przygotowań do certyfikacji zwraca się dużą uwagę na poprawę komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa i usprawnienie procesów decyzyjnych.